In breve
- Ogni sede ha la sua giacenza, il suo registratore e i suoi POS: il totale serve per decidere, il dettaglio per vendere.
- Un trasferimento si fa in due tempi — inviato da una sede, ricevuto dall’altra — perché le differenze si scoprono all’arrivo.
- I permessi si danno per sede e per azione: chi vende a Bergamo non deve poter rettificare le giacenze di Brescia.
Aprire il secondo negozio raddoppia i problemi più che i clienti. La merce c’è, ma nell’altro punto vendita; il cliente chiede una taglia e nessuno sa se l’altra sede ce l’ha; a fine mese i conti di un negozio e dell’altro si mescolano.
Le recensioni dei gestionali di cassa lo dicono con una frase che torna spesso: con uno o due negozi funziona, oltre crea più lavoro di quanto ne tolga. Quello che segue è l’insieme di regole che evita di arrivarci.
01Una giacenza per sede, e il totale solo quando serve
Ogni prodotto ha una giacenza in ogni sede: negozi, magazzino, eventuale deposito. La cassa di un negozio scarica solo la sua; il riordino guarda il totale e la distribuzione; il commesso vede anche le giacenze delle altre sedi, per poter dire «ce l’abbiamo nell’altro negozio, domani è qui».
| Prodotto | Brescia centro | Brescia outlet | Magazzino | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Sneaker bianca 42 | 0 | 3 | 6 | 9 |
| Sneaker bianca 43 | 2 | 0 | 1 | 3 |
| Sneaker bianca 44 | 1 | 1 | 0 | 2 |
02I trasferimenti in due tempi
- 1
Richiesta
Il negozio che ha bisogno chiede il pezzo, oppure il magazzino propone un riassortimento.
- 2
Invio
La sede di partenza prepara la merce e conferma l’invio: i pezzi escono dalla sua giacenza e risultano «in viaggio».
- 3
Ricevimento
La sede di arrivo conta e conferma: i pezzi entrano nella sua giacenza.
- 4
Differenze
Se arrivano 5 pezzi invece di 6, la differenza resta aperta con il nome di chi ha inviato e di chi ha ricevuto, finché qualcuno non la chiude.
Il trasferimento in un tempo solo — «tolgo da qui e metto là» — è più rapido da fare e impossibile da controllare: un pezzo perso per strada diventa una differenza d’inventario senza storia.
03Chi può fare cosa: permessi per sede e per azione
| Azione | Commesso | Responsabile di negozio | Titolare |
|---|---|---|---|
| Vendere, fare resi | Nella sua sede | Nella sua sede | Ovunque |
| Vedere le giacenze delle altre sedi | Sì | Sì | Sì |
| Inviare e ricevere trasferimenti | No | Nella sua sede | Ovunque |
| Rettificare giacenze, fare inventari | No | Nella sua sede | Ovunque |
| Cambiare prezzi e promozioni | No | Solo per la sua sede, se previsto | Ovunque |
| Vedere incassi e margini | No | Della sua sede | Di tutte |
04Fisco e cassa: ogni sede ha i suoi strumenti
- Ogni negozio ha il suo registratore telematico (o i suoi punti cassa collegati a un server RT) e trasmette i propri corrispettivi.
- Ogni POS va abbinato al registratore della sede in cui si usa, con l’indirizzo dell’unità locale: spostare un POS da un negozio all’altro è una variazione da comunicare.
- Il reso di uno scontrino emesso in un altro negozio richiama la matricola del registratore che l’ha emesso; la merce rientra nella sede che la riceve.
05Il confronto fra negozi
Con più sedi il report più utile è quello che le mette una accanto all’altra, sugli stessi indicatori e sullo stesso periodo.
Scontrino medio = incasso ÷ numero di scontrini · Pezzi per scontrino = pezzi venduti ÷ numero di scontrini
Due negozi con lo stesso incasso e scontrini medi molto diversi hanno problemi diversi: uno ha pochi clienti, l’altro vende poco a ciascuno.
Con Omega
Come lo fa Omega Market
- Negozi e depositi con la loro giacenza, e i campi sede che compaiono solo dal secondo negozio in poi.
- Trasferimenti in due tempi: la merce esce alla spedizione, entra alla ricezione (anche parziale) e nel frattempo resta visibile «in transito».
- Statistiche che mettono a confronto negozi e canali sugli stessi indicatori.
- Ogni sede con i suoi registratori e i suoi POS, e la finestra di abbinamento calcolata quando un POS cambia sede.
