In breve
- Ogni fattura elettronica del fornitore ha un blocco di righe (DettaglioLinee) con descrizione, codice articolo, quantità, prezzo, sconti e aliquota: è un carico già scritto.
- Il costo unitario vero è PrezzoTotale ÷ Quantita, che tiene già conto degli sconti di riga; spese di trasporto e sconti di testata si ripartiscono a parte.
- L’abbinamento fra codice del fornitore e prodotto si fa una volta sola: dalla fattura successiva il carico è automatico.
Nel negozio medio il carico della merce si fa ancora ricopiando la bolla: codice, descrizione, quantità, prezzo, una riga alla volta. Nelle recensioni dei gestionali di cassa è una delle lamentele più ricorrenti: troppi passaggi per caricare la merce.
Eppure da quando la fattura elettronica è obbligatoria fra aziende, ogni fornitore italiano manda un file XML con tutte quelle informazioni già scritte e strutturate. Il file arriva dal Sistema di Interscambio al tuo codice destinatario o alla tua PEC, ed è consultabile anche nel portale Fatture e Corrispettivi. Basta leggerlo.
01Dove stanno i dati nell’XML
Il tracciato FatturaPA ha una testata (fornitore, cliente, numero e data) e un corpo. Nel corpo, il blocco DatiBeniServizi contiene una DettaglioLinee per ogni riga della fattura.
| Campo | Cosa contiene | A cosa serve nel carico |
|---|---|---|
| TipoDocumento | TD01 fattura, TD24 fattura differita, TD04 nota di credito… | Una nota di credito è uno scarico o una rettifica di costo, non un carico |
| CodiceArticolo (CodiceTipo, CodiceValore) | Il codice del prodotto: EAN, codice del fornitore o altro | È la chiave per abbinare la riga al tuo prodotto |
| Descrizione | Il nome del prodotto per il fornitore | Aiuta l’abbinamento manuale la prima volta |
| Quantita e UnitaMisura | Quanti pezzi, confezioni o chili | Attenzione alle confezioni: 2 «CF» da 12 sono 24 pezzi |
| PrezzoUnitario | Prezzo di listino del fornitore | Non è ancora il tuo costo |
| ScontoMaggiorazione | Sconti di riga, anche a cascata | Riducono il costo |
| PrezzoTotale | Importo della riga al netto degli sconti di riga | Da qui si ricava il costo unitario |
| AliquotaIVA / Natura | Aliquota o codice di esenzione | L’IVA d’acquisto; quella di vendita la decidi tu |
| DatiDDT | Numero e data dei documenti di trasporto | Nelle fatture differite, per ritrovare la merce già arrivata |
02Il costo unitario vero
Costo unitario = PrezzoTotale ÷ (Quantita × pezzi per confezione)
Esempio: 3 confezioni da 6, prezzo unitario 60 € a confezione, sconto 10% + 5%. PrezzoTotale = 3 × 60 × 0,90 × 0,95 = 153,90 €. Costo per pezzo = 153,90 ÷ 18 = 8,55 €.
Due voci stanno fuori dalle righe dei prodotti e vanno decise una volta per tutte: le spese di trasporto (una riga a parte, o un importo in testata) e gli sconti di fine fattura. Se vuoi un margine onesto, si ripartiscono sui prodotti in proporzione al valore delle righe; se non lo fai, i prodotti di quella fattura sembrano più redditizi di quanto siano.
Quota di trasporto della riga = trasporto × (PrezzoTotale della riga ÷ somma dei PrezzoTotale)
03L’abbinamento dei codici, una volta sola
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Prima il codice a barre
Se la riga porta un EAN e il tuo prodotto ha lo stesso EAN, l’abbinamento è certo.
- 2
Poi il codice del fornitore
Se nel tuo catalogo quel fornitore ha già il suo codice collegato al prodotto, la riga si abbina da sola.
- 3
Poi una persona
Per le righe rimaste, qualcuno sceglie il prodotto o ne crea uno nuovo. Da quel momento il codice del fornitore resta collegato, e la prossima fattura non chiede più niente.
- 4
Infine il controllo del prezzo
Se il costo di una riga è cambiato rispetto all’ultimo acquisto, il software lo segnala: è il momento di rivedere il prezzo di vendita.
04Fattura e merce non arrivano insieme
Con la fattura differita (TD24) la merce arriva prima con il documento di trasporto, e la fattura riepilogativa entro il 15 del mese successivo. In quel caso il carico si fa sulla bolla, contando i pezzi, e la fattura serve a confermare i prezzi. Con la fattura immediata il carico si può fare dall’XML, ma la merce va comunque contata: la fattura dice cosa ti è stato addebitato, non cosa c’è nello scatolone.
Prima di confermare un carico
- Le quantità della fattura corrispondono a quelle contate.
- Le unità di misura sono convertite (confezioni in pezzi).
- Il costo unitario è al netto degli sconti di riga.
- Trasporto e sconti di fine fattura sono ripartiti o registrati a parte.
- La merce è caricata nella sede in cui è arrivata.
Con Omega
Come lo fa Omega Market
- Le fatture elettroniche dei fornitori diventano carichi di magazzino: righe, codici, quantità e costi letti dall’XML.
- Abbinamento per codice a barre, poi per codice del fornitore, poi con una scelta manuale che resta memorizzata.
- Il costo nuovo aggiorna il listino del fornitore, e un rincaro viene segnalato prima di arrivare in cassa.
